eBook: tudo que você precisa entender sobre gestão de riscos

person Redatorfolder_openPara sua empresalocal_offeraccess_time 11 de May de 2017
eBook: tudo que você precisa entender sobre gestão de riscos

Neste eBook, você verá:

Tudo que você precisa entender sobre gestão de riscos

Na gestão da empresa, sabemos que o planejamento é fundamental, afinal, é ele que dará o norte para a atuação de todo o time. Outro aspecto da gestão que é indispensável é o gerenciamento de riscos e de crise. Essa gestão é elementar para aumentar a competitividade, garantir resultados positivos e, principalmente, para manter sua reputação, imagem e credibilidade.

Quando a empresa trabalha pautada pela gestão de riscos e gestão de crise visando à mitigação de riscos, à redução de custos e, sobretudo, à geração de valor, ela transforma riscos em resultados, conquistando vantagem competitiva no mercado.

Segundo o estudo Transformando Riscos em Resultados, as empresas inseridas no grupo de maturidade elevada (Top 20%) geraram um EBITDA três vezes maior em relação às empresas do grupo de maturidade inferior (Bottom 20%). Para chegar lá, o primeiro passo é adotar a gestão de crise e a gestão de risco como métodos estratégicos.

O desafio dos gestores é buscar conhecer com mais detalhes a importância do gerenciamento de risco e o caminho ideal para a construção de uma área de gestão de riscos e gestão de crise dentro da estrutura da empresa. Com uma equipe preparada para buscar reconhecer e identificar os riscos, bem como para minimizá-los é possível fazer mais e melhor, mesmo diante das situações mais difíceis e inesperadas.

O gerenciamento de risco pode elevar o patamar da sua empresa, de modo que você não será mais surpreendido por altos impactos. Se por acaso sair do trilho, sempre haverá um novo plano para a empresa seguir em frente, sem longas paradas ou interrupções. Confira a seguir os principais aspectos envolvidos no gerenciamento de risco, sinônimo de aprendizado e crescimento constantes!

Você pode continuar a leitura deste eBook online ou baixá-lo gratuitamente, através do link a seguir.

Planejamento e previsão de riscos

O planejamento é o melhor caminho para fazer uma gestão de projetos e de riscos completa e coerente com a realidade da empresa. Quando a organização investe em planejamento, os gestores têm condições de antecipar soluções, desenhar planos e definir roteiros a serem seguidos diante de determinadas situações.

Por isso, no planejamento e na gestão de projetos é fundamental que a equipe trabalhe focada também em um aspecto chave: o gerenciamento dos riscos. Para fazer a gestão de risco, é importante tomar como roteiro três etapas elencadas a seguir.

  • Mapeamento de riscos

    Para começar, é preciso se perguntar: o que pode dar errado? Estude, pesquise e identifique os riscos aos quais a empresa está exposta. Conhecendo os riscos, será possível visualizar os problemas que podem acontecer diante de determinadas situações e cenários e, de antemão, prever soluções. O mapeamento de riscos e a definição de ações mitigatórias fornecem mais celeridade às tomadas de decisão no momento certo.

  • Classificação dos riscos

    Para dimensionar o impacto de um risco na empresa, é necessário antes classificá-lo. Assim, será possível visualizar previamente o tipo de impacto e as áreas e processos que podem ser atingidos. Veja alguns tipos de riscos enfrentados pelas empresas no dia a dia:

Risco de mercado É o potencial da carteira de títulos da empresa sofrer perdas devido às flutuações nos fatores de risco do mercado, tais como preços das ações, taxas de juros, taxas de câmbio estrangeiras e preços das commodities.
Risco de crédito É a possibilidade de não receber o valor principal pactuado com tomadores de empréstimos, contrapartes de contratos ou emissões de títulos por causa da inadimplência, que não pode ser evitada, mas prevenida ou controlada pela análise de crédito.
Risco de financiamento de liquidez É a necessidade da empresa de levantar o caixa necessário para dar fluidez em sua dívida, ou seja, atender às exigências de caixa, às margens e às saídas eventuais para manter a saúde financeira da empresa.
Risco Operacional É o potencial de perdas devido a processos inadequados, controles defeituosos ou mesmo falha humana.
Risco Jurídico É representado pelos impactos burocráticos que podem atrasar uma negociação ou um novo negócio como, por exemplo, atraso na emissão de alvará e protestos de boletos em cartório. Tais riscos podem impactar no capital de giro para a empresa.
  • Plano de ação

    Depois de identificar e classificar os riscos, é importante ter um plano para tomar a atitude certa, no momento certo. Por isso, é importante elaborar um plano de ação de resposta aos riscos. O documento deve ser detalhado e indicar os possíveis riscos e as respectivas medidas a serem tomadas para gerenciá-los da melhor forma. A seguir, veja o exemplo de um item do plano de ações de resposta.

Código Risco Probabilidade Impacto Abordagem Gatilho Ação Custo Responsável
1.1.1 Atraso na reforma do local 3 6 Mitigar N/A Estabelecer multas em contratos Não há Pedro
10 dias de atraso Contratação de um supervisor para esta finalidade R$ 7.000,00 Pedro
Aprovar 10 dias de atraso Negociar prazos de entrega com fornecedores Não há Clara
10 dias de atraso Alugar local para entrega dos materiais R$ 5.500,00 Clara

Riscos previstos, crise confirmada: como gerenciar?

Ainda que a empresa invista em um gerenciamento de alto nível não estará blindada. Em algum momento, por diferentes motivos, os gestores podem se deparar com uma dose extra de tensão e, na sequência, a crise se confirma. Pode ser um cliente insatisfeito, uma falha na produção, estouros no orçamento, surpresas no fechamento das vendas, uma fraude ou, ainda, uma crise societária: estas são só algumas das crises possíveis e todas as empresas, em diferentes medidas, estão vulneráveis.

Com a crise instalada, o importante é tomar ciência da situação e do cenário e agir, de imediato, para fazer a gestão de crise e minimizar o impacto do prejuízo. Há uma série de atitudes que podem ajudar o gestor neste momento embaraçoso.

1. Entenda o cenário e aja com rapidez

    Quando a crise se confirmar, tome o seu planejamento como base e esteja focado para agir rápido, fazer o diagnóstico e descobrir as causas. A partir daí, trabalhe para minimizar os problemas. Mas, atenção, não faça isso sozinho. Mobilize sua equipe para ajudá-lo neste momento e peça que os funcionários expressem seu ponto de vista sobre a situação. O envolvimento do time faz toda diferença.

2. Mantenha a rotina e dê continuidade às atividades da empresa

Com o diagnóstico feito, é importante partir logo para a ação, mas não sem antes garantir que os profissionais continuarão focados nos processos e atividades rotineiras. Assim, você evita a contaminação de todo o ambiente empresarial e a geração de novos problemas.

3. Defina uma equipe de trabalho

Para solucionar a crise, monte uma equipe de profissionais que será responsável pela gestão da crise e terá como único foco a resolução dela no menor tempo possível. Acompanhe de perto este grupo, informe a eles tudo o que ocorre e disponibilize todos os recursos necessários, para que o comitê possa fazer seu trabalho com a máxima eficiência.

4. Coloque o plano de ação em prática

Uma vez ciente da crise e da sua dimensão, depois de definir a equipe de gestão da crise, trabalhe com foco na resolução do problema para minimizar o impacto da crise. Diante de uma crise de imagem, por exemplo, posicione-se perante seu público, estabeleça um canal de comunicação e, se necessário, peça desculpas, garantindo que está fazendo o possível e o impossível para resolver da melhor forma a situação. Este tipo de postura não é resolutiva, mas é estratégica, afinal, deve acalmar os ânimos de quem se sentiu lesado.

O ideal é manter uma comunicação transparente com funcionários, clientes, imprensa e mercado, mostrando como a empresa se posiciona em relação ao problema e divulgando as principais ações que estão sendo executadas para resolvê-lo.

5. Zele pela credibilidade da empresa

Ao longo da gestão da crise, use ferramentas e aplicativos que lhe permitam acompanhar os dados da sua empresa, agilizando a identificação de disrupções variadas. Hoje, várias ferramentas podem se tornar aliadas importantes no gerenciamento de crises.

Além de acompanhar a gestão da crise, tenha como prioridade zelar pelo nome da sua empresa. Se você não há nada ilícito, você tem as responsabilidades identificadas e um plano de ação definido, é importante posicionar-se e informar aos interessados como pretende gerenciar o problema. Se você recuar com medo de se expor, as suposições sobre o que realmente está acontecendo serão piores do que a realidade.

Acima de qualquer patrimônio, zele pelo nome e pela credibilidade da empresa. Afinal, uma vez perdida é muito difícil recuperá-la. Os bens materiais você adquire novamente. A credibilidade da sua empresa depende de um valor muito mais subjetivo: a confiança das pessoas e do mercado.

6. Aprenda com a crise

Passada a crise, avalie sua principal causa e garanta que a falha raiz não ocorrerá novamente. Observe o que deu errado e pense no que poderia ter sido feito de diferente. Ser possível, engaje sua equipe na construção de soluções e planos preventivos. O gerenciamento de crise exige ações no curto prazo, mas também deve motivar a empresa a pensar uma gestão mais completa e eficiente, no longo prazo, diminuindo as chances de erro e também o risco de crise.

Cases: empresas que sobreviveram a crises

Independente do tamanho da organização, quando os gestores se deparam com a crise é preciso manter calma, adotar um plano de ação e focar os esforços para que tudo volte ao fluxo e ritmo normal. Desde a causa até os possíveis impactos, as crises têm particularidades e, por isso, podem afetar as empresas de diferentes formas.

Dependendo do encaminhamento dado, o que poderia ser apenas uma crise de imagem, se não resolvida em tempo, pode se transformar em uma crise econômica. O movimento contrário também pode ser verdadeiro: uma crise financeira se transforma em uma crise de imagem. Ao longo da história, muitas empresas aprenderam a driblar a crise e conseguiram manter a força da marca.

A famosa marca de massas italiana Barilla, em setembro de 2013, sofreu uma ameaça de boicote dos consumidores nas redes sociais. Tudo porque o presidente da empresa, Guido Barilla, disse a uma rádio local que não aceitaria casais gays estrelando campanhas publicitárias da marca, já que ele teria preferência por “famílias tradicionais”.

O impacto foi muito negativo e o executivo recuou publicamente, pedindo desculpas nos canais oficiais da marca na internet, chegando a gravar um vídeo sobre o tema.

Já a companhia brasileira EBX entrou em uma fase cinza quando Eike Batista deixou de cumprir as promessas feitas, levando a credibilidade da holding à lona. Em agosto de 2013, o empresário vendeu o controle da empresa de logística do grupo, a LLX, e, na sequência, em outubro, deixou de controlar a mineradora MMX e pediu recuperação judicial da OGX.

A companhia de construção naval OSX também pediu ajuda para não ir à falência. Em um ano, a crise enfrentada por Eike fez sua fortuna, estimada em 30 bilhões de dólares, ser reduzida a menos de 1 bilhão. Desde então, Eike saiu do grupo dos homens mais ricos do mundo da revista Forbes, na qual ele já havia ocupado a 7ª posição.

O grupo Pão de Açúcar integra o grupo seleto de empresas que conseguiram sair da crise ainda mais fortes. Depois de sofrer com o plano Collor de 1990, já que neste período de recessão o endividamento da companhia cresceu, a empresa afastou-se do cliente como marca e lidou, ao mesmo tempo, com taxas de juros de 40% ao ano e retração da demanda.

Já em 1991, o Grupo Pão de Açúcar iniciou um processo de reestruturação, começando pela venda de suas agências de automóveis, bancos e tudo que não tinha vínculos com o negócio principal: supermercado de varejo. Em seguida, o grupo promoveu uma mudança estratégica interna para quebrar a antiga estrutura de poder e substituir o estilo de gestão vigente por novos modelos de lideranças e incentivo aos funcionários.

Além disso, visando captar recursos, o grupo abriu capital com ações no mercado brasileiro e adotou outras estratégias que resultaram em uma recuperação histórica. Em 1995, a empresa já tinha faturado o montante de US$ 100 milhões para se reestruturar por completo. Tudo é uma questão de fazer as escolhas certas e ter um bom plano de ação.

Ferramentas de gestão e análise de riscos

A gestão de riscos quando benfeita, permite à empresa aumentar as possibilidades de sucesso e diminuir as chances de fracasso. Assim, além de mapear os riscos, os gestores têm condições de avaliar a gravidade para evitar que seu impacto afete pessoas, equipamentos, processos ou instalações. O desafio é blindar a empresa da melhor forma possível.

Para tanto, é fundamental que o profissional responsável pela análise e gestão de riscos conheça as principais ferramentas e saiba aplicá-las à realidade da empresa. Muitas vezes, dependendo do cenário, é preciso optar pelo uso de mais de uma ferramenta ou método, já que estes são complementares e fornecem indicadores mais precisos e claros, para as tomadas de decisão e a mitigação de impactos.

Por isso, listamos a seguir algumas das melhores e mais utilizadas ferramentas no gerenciamento de risco. A solução ideal pode ser usar e conciliar diferentes métodos e ferramentas!

PFMEA

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) tem como objetivo reconhecer e avaliar a potencial falha de um processo e seus respectivos efeitos. Além disso, identifica ações que devem ser tomadas para reduzir ou efetivamente eliminar a probabilidade dessas falhas ocorrerem.

O PFMEA identifica e classifica, para cada etapa do processo, os riscos potenciais de falha. Ao indicar as possíveis falhas que têm o maior número de prioridade de risco (RPN), a ferramenta ajuda a engenharia e o gerenciamento a evitar falhas potenciais, poupando tempo e dinheiro. Também ajuda a determinar a melhor maneira de investir o orçamento financeiro e o tempo disponível.

Com o tempo, a ferramenta pode se tornar um  banco de conhecimento da empresa, que mantém o registro de todas as falhas já foram consideradas e das ações tomadas.

What if

É uma ferramenta de aplicação simples e de abordagem muito útil na detecção e identificação de riscos.  

Para empregar a ferramenta, devem ser realizadas reuniões com a equipe que conhece os processos e são avaliadas questões como o fluxo do processo e dos subprocessos envolvidos, entradas e saídas. Baseando-se no conhecimento dos integrantes da equipe, deve-se fazer a pergunta simples “What if?”, ou, em Português, “E se?”.

São questões estratégicas como “E se não alcançarmos a meta?” e “E se não tivermos lucro real” ou, ainda, práticas como “E se faltar energia?” e “E se tiver um incêndio?”.  Ao responder as questões levantadas, a equipe não precisa, necessariamente, ir fundo na pesquisa e identificação das causas e consequências.

Dependendo da graduação da questão, as causas e consequências podem ser melhor detalhadas, assim como as medidas de mitigação e prevenção, com o uso de outras ferramentas de análise e gerenciamento de risco.

Checklist

O checklist é uma ferramenta que permite a continuidade do trabalho de análise de riscos, já que exige que estes já tenham sido identificados outros processos. O checklist serve para verificar a aplicação — ou não — das medidas recomendadas em processos de análise de risco anteriores. Para essa verificação, as medidas anotadas de processos anteriores são listadas e assinaladas (em um quadrado ao lado de cada uma), divididas nas três opções: “Sim”, “Não” ou “Não Aplicável”.

Se a elaboração do formulário do checklist for feita de forma prática, simples e intuitiva, também será muito fácil e simples adotar o uso de checklists. O segredo é criar um  checklist com interpretação e aplicação descomplicada, para que seu preenchimento seja claro.

APR

A Análise Preliminar de Riscos (APR) é uma técnica que deve ser aplicada em fases iniciais de novos projetos ou de novas atividades, visando evitar possíveis acidentes.

Basicamente, a APR consiste na construção de uma tabela indicando os possíveis perigos de uma atividade, sistema ou processo e as respectivas causas e consequências derivadas desse perigo. As análises são feitas de acordo com o grau de severidade e a probabilidade de acontecerem, gerando um índice de risco, que vai de 1 a 3. Na tabela podem ser indicadas também informações e medidas preventivas ou corretivas.

Cinco Porquês

A técnica dos 5 porquês tornou-se conhecida como um caminho possível para identificar a causa raiz de um problema. Comumente, com a aplicação da técnica é possível chegar à identificação das causas básicas de um problema, às relações entre as causas e à análise de risco, permitindo ainda o envolvimento de diversos funcionários.

Sabendo tudo isso sobre as causas e o problema ou risco, será mais fácil traçar um plano corretivo. É preciso responder os 5 porquês de forma correta e com critérios investigativos. Ainda assim, dependendo do cenário, 5 porquês pode parecer insuficiente, então busque apoio em uma ferramenta complementar para ter uma análise mais detalhada do problema ou risco investigado.

Tecnologias para gestão de riscos

Para fazer um gerenciamento de risco mais rigoroso e profissional, a empresa pode buscar soluções tecnológicas que dêem suporte para o processo de gestão e, principalmente, controle de riscos. É possível, por exemplo, investir na definição de uma política de segurança da informação, manter uma base de dados confiáveis para gerenciamento de riscos ou, ainda, ter ferramentas para monitoramento das variáveis em tempo real.

O Rung tem justamente essa função: é o primeiro software para gestão de excepcionalidades, que considera as suas necessidades tratando-as como situações excepcionais. Se você precisa saber quantas paradas mensais têm um equipamento, ou, ainda, não pode perder uma oportunidade de negócio, fique tranquilo: o Rung é o sistema que te ajuda a identificar exceções importantes como estas. Mas que muito dificilmente você conseguiria acompanhar sozinho. Ou seja, é a ferramenta perfeita para a gestão de riscos, afinal, identifica a exceção que pode definir o aumento da probabilidade e o impacto de determinado risco.

A ferramenta é integrada ao ERP usado e permite à empresa definir os alertas de situações excepcionais, principalmente aquelas de baixa probabilidade, mas alto impacto na organização. Assim, ao identificar qualquer cenário de maior risco ao negócio, o gestor recebe um alerta automático e pode agir imediatamente. Com o Rung, a empresa ganha autonomia para agilizar e aumentar a eficiência na tomada de decisão, evitando o efeito bolada de neve.

Conclusão

O gerenciamento de riscos é, certamente, uma das áreas de gestão mais críticas e complexas, pois está diretamente ligado ao fracasso ou ao sucesso de um projeto, demandando muito conhecimento de métodos e processos.

Ao conhecer alguns dos principais riscos aos quais as empresas estão vulneráveis, os gestores têm condições de classificar os riscos, de acordo com sua probabilidade,  frequência e possível impacto à organização. Com essas informações, fica mais fácil definir o melhor plano de ação a ser executado na gestão de crise.

O desafio é  investir no gerenciamento de riscos para minimizar os possíveis efeitos negativos garantindo o sucesso das atividades da empresa. O planejamento é exigente, sendo que um dos principais aspectos a serem definidos é o plano de ação e gestão da crise. Portanto, não arrisque. Busque conhecer as ferramentas de gestão de riscos, identifique, classifique e desenvolva respostas aos riscos e acrescente valor ao planejamento da sua empresa.

Lembre-se de que sua empresa é única e como tal tem estrutura e perfis característicos. Portanto, priorize o gerenciamento de risco feito sob medida e fortaleça o planejamento e a gestão da sua organização. Os esforços combinados, para a gestão de riscos e a gestão de crise, também impulsionam as chances de sucesso do seu negócio. Para a empresa que investe no gerenciamento de risco, os resultados são bem mais positivos.

Rung